Los sistemas de administración de Almacenes, o WMS, se han popularizado mucho en los últimos años, a la vez que han tenido grandes cambios. En este artículo me voy a referir a algunos aspectos generales de estos sistemas que muchas veces generan confusión, y que los proveedores de estos sistemas no siempre ayudan mucho a aclarar. Las preguntas que voy a tratar de responder son: ¿Qué es un WMS? ¿Quiénes necesitan un sistema WMS? ¿Cuáles son las dificultades de implementar un WMS?  Que beneficios genera tener un WMS? ¿Cómo se selecciona un sistema WMS?.

En la actualidad, las empresas soportan una presión constante para que su gestión sea más eficiente en el manejo de los recursos (materiales, financieros y humanos). En el mercado actual en el que la búsqueda de la competitividad y el nivel de productividad de los servicios a los clientes (internos y externos), la presión por la disminución de los márgenes, el aumento de la competencia y la globalización son parte de las actividades cotidianas, el área de Logística, se convierte en un área importantísima y siempre debe estar buscando modelos y herramientas de apoyo a su gestión. Los avances logrados en movilidad informática, la velocidad con que se intercambia información y los nuevos esquemas de comunicación han cambiado radicalmente los procesos comerciales y logísticos.  En logística cuyo enfoque es la integración y la gestión de los recursos con el fin de satisfacer las demandas crecientes de los clientes para la calidad, la información pasa a ser esencial en este modelo. La consecuencia de esta presión es la necesidad creciente de herramientas que apoyen esta gestión y una solución es utilizar un  WMS (Warehouse Management System).

Que es un WMS? ¿Qué debe incluir? Independientemente de su descripción académica, el WMS es un software que tiene como objetivo apoyar el proceso operativo de movimiento y almacenamiento.

El propósito principal de un WMS es controlar el movimiento y almacenamiento de materiales dentro de una operación y procesar las transacciones asociadas

Es importante señalar que una herramienta WMS puede optimizar el negocio de la compañía en dos grandes frentes: la reducción de costos mediante la mejora de la eficiencia de todos los procesos operativos y aumentar la calidad de los servicios a los clientes a través de la reducción de errores y fallos de selección, inventarios y satisfacer las demandas.

La configuración exhaustiva y el procesamiento dentro de un WMS pueden variar significativamente de un proveedor de software a otro, sin embargo, la lógica básica utilizará una combinación de artículo, ubicación, cantidad, unidad de medida, y la información a fin de determinar el punto de valores, donde escoger, y en qué secuencia para llevar a cabo estos procesos.

Como mínimo, un WMS debe poder:

  1. Tener un sistema de localización flexible de dimensiones.
  2. Utilizar definidos por el usuario los factores de dirigir las tareas de almacén y el uso de documentos en vivo para ejecutar estas tareas.
  3. Toma un poco de una función de nivel de integración con dispositivos de recolección de datos.
  4. Totalmente integrado en el ERP, datos en tiempo real visibles en ambos sistemas.
  5. Una tecnología de la base. Asegúrese de que su selección no se reconstruyó a partir de código fuente vieja.

¿Su empresa realmente requiere un WMS?

En general cualquiera que tenga un almacén relativamente complejo. Sólo empresas que tienen almacenes muy simples, con poco movimiento y pocos SKUs (Stock Keeping Units), no necesitan este tipo de sistemas. Almacenes más complejos, que usan por ejemplo, almacenamiento caótico, en que el sistema determina donde se almacenan los productos, necesitan un WMS. Un almacén que usa almacenamiento organizado, donde hay ubicaciones predeterminadas para almacenar los distintos productos, podría no tener que recurrir a un WMS, siempre y cuando las ubicaciones predeterminadas no se vieran sobrepasadas en ningún momento. Esto requiere, en general, que el almacén use el espacio en forma relativamente ineficiente y que las condiciones sean muy estables en el tiempo. Cuando las condiciones son muy cambiantes y/o es necesario ser muy eficiente en el uso del espacio del almacén, se requiere un WMS para asignar las ubicaciones de los ítems a almacenar y para poder recuperarlos posteriormente.

Los almacenes que deben preparar órdenes muy complejas, con un alto número de SKUs distintos, también requieren un WMS para apoyar el picking. Cuando se automatizan operaciones del almacén, también es necesario usar un WMS compatible con el sistema de automatización. Las funcionalidades de los WMS se han ido haciendo cada vez más sofisticadas. Algunos sistemas permiten optimizar las operaciones que consumen más recursos, como las de picking y de reposición. Por ejemplo pueden utilizar áreas del almacén, de más fácil y rápido acceso para almacenar los productos más demandados. También pueden asignar las listas a los operarios de manera que minimicen la distancia que tienen que caminar dentro del almacén. Más aún, pueden determinar cuáles son los productos que deben ser almacenados en las áreas preferenciales. Es decir, en base a las estadísticas que el mismo sistema va recolectando, puede determinar cuáles son los productos más solicitados.

También pueden utilizar luces para guiar a los operarios (pick-to-light) o incluso instrucciones verbales para indicarles donde están los productos que debe encontrar. Esto puede mejorar en forma notable la exactitud del picking con respecto a un sistema donde solamente se dan las coordenadas. Hay que considerar que en general los operarios que trabajan en un almacén tienen un bajo grado de capacitación, y muchas veces resulta difícil motivarlos.

Los sistemas WMS también pueden apoyar distintas formas de hacer picking, como picking por zona, por oleada, por lote, etc. En el picking por zona, por ejemplo, el sistema separa los ítems de una orden en subordenes para cada uno de los operarios con los ítems de la orden que están en su zona del almacén. Posteriormente apoya la consolidación del pedido. También puede programar las operaciones de picking para que las órdenes estén listas en el momento apropiado, que es cuando el camión está listo para recibir la carga, o juntar ítems de distintas órdenes para mejorar la eficiencia del picking.

Beneficios

Estudios realizados indican que el uso de una herramienta de WMS proporciona una ganancia promedio de espacio entre 10% a 20% y una exactitud de los inventarios alrededor del 99,5%. Estos números reflejan las numerosas ventajas del software.

En un mercado cada vez más complejo y competitivo, es importante para las empresas que manejan una cadena de suministro con procesos de gran volumen hacerlo eficientemente, para satisfacer las demandas de los clientes y mejorar su rentabilidad. Para hacerlo, las empresas necesitan superar las complejidades del mercado como cumplir con las normas del mercado, contar con una visibilidad confiable del inventario y administrar los procesos de tracking y seguimiento.

En ese sentido, un WMS puede:

  • Optimizar la gestión de las órdenes. Hoy en día las empresas exigen que la orden sea perfecta, por lo que éstas pueden, gracias a las soluciones avanzadas, lograr un 98% de exactitud en las mismas, un 98% en tiempo y forma, así como un 99.7% de precisión en las órdenes, logrando que las empresas cumplan con una performance de primer nivel.
  • Los sistemas WMS ayudan a cumplir con las normas del mercado de calidad y gubernamentales, automatizan el proceso de llegada y salida, y mejoran el proceso, ubicación y visibilidad del inventario por medio de procesos más eficientes de trazabilidad.
  • La implementación de un WMS, junto con la recolección de datos automatizados, aumenta la precisión del stock, disminuye los costos de mano de obra en el almacén y mejora el servicio al cliente disminuyendo los tiempos.
  • Una mejor precisión también significa una reducción del inventario. Finalmente el WMS ofrece las herramientas necesarias para un almacenamiento organizado que lleva a un aumento de capacidad del espacio.

¿Cuáles son las dificultades de implementar un WMS?

La primera dificultad es el costo de un WMS, que puede ser bastante alto. También su implementación puede ser bastante compleja ya que requieren mucha información que muchas veces no está disponible en la empresa. Por ejemplo es muy importante conocer las dimensiones de las cajas u objetos que es necesario almacenar en el almacén, para saber si es posible colocarlos en determinadas ubicaciones. Por lo mismo también es necesario tener las medidas de cada una las ubicaciones disponibles para el almacenamiento. Otra información que puede ser necesaria es el peso de cada ítem, si se puede apilar, si se puede almacenar junto con otros productos, etc. Cualquier error en los datos puede producir problemas, como la subutilización del espacio de la almacén o, peor aún, la imposibilidad de almacenar un ítem en la ubicación indicada por el sistema.

Otra dificultad es la implementación de los sistemas tecnológicos que requiere el WMS. Por ejemplo el uso de radio para comunicarse con los aparatos portátiles que usan los operarios, o de algunos sistemas que apoyan el picking (pick-to-light por ejemplo). También puede ser complejo implementar la forma de capturar la información. ¿Se va a usar códigos de barra o chips RFID? ¿Van a haber ingresos manuales? También las conexiones con los sistemas existentes pueden resultar difíciles y caras de llevar a cabo, dependiendo de la compatibilidad entre el WMS y los sistemas de la empresa.

Por último, la capacitación de los operarios puede ser compleja, especialmente si se requiere un cambio de cultura importante. Muchos sistemas WMS hacen supuestos sobre el comportamiento de los operarios, que a veces no se cumplen. Por ejemplo, que el operario va a colocar el producto en el lugar que le indicó el WMS. A veces por comodidad, o porque no resulta fácil (puede ser un objeto pesado que tiene que ser colocado en altura, sin el equipo adecuado), el operario decide almacenar el producto en otra ubicación sin indicárselo al sistema. Es necesario que los operarios entiendan que esto no se puede hacer en un almacén complejo, que son los requieren los WMS.

¿Cómo se selecciona un sistema WMS?

En general no es fácil, ya que hay que tomar una serie de aspectos en consideración. Uno de los más importantes es la compatibilidad con los sistemas de información existentes en la empresa. Es vital que el WMS pueda interactuar fluidamente con los sistemas de la empresa, y ojala también con los de los clientes y proveedores. Otro aspecto a considerar es la complejidad de la operación del almacén. También depende de la cantidad de SKUs distintos que se manejan, y de la rotación de los productos. Hay almacenes que tienen algunos pocos SKUs que son el 90% del movimiento, por lo que es conveniente darles prioridad en el almacenamiento. Si el número de órdenes recibidas es muy grande, se requiere de un muy buen WMS, entre otras cosas, para poder cumplir la política de la empresa.

Otro aspecto que puede ser importante es si la empresa tiene operaciones en distintos países. Esto puede llevar a preferir un WMS con presencia global. También si hay un alto grado de automatización en el almacén, esto puede limitar bastante la selección de un WMS.

Como se puede ver, los WMS pueden ser bastante complejos, tanto como las operaciones de los almacenes que deben ayudar a gestionar. Por esto es importante que la decisión del WMS a utilizar debe ser tomada en conjunto con la decisión de la forma en que va a operar el almacén. Si bien algunos WMS permiten bastante flexibilidad, es mejor tratar de elegir un WMS optimizado para la forma en que se piensa operar que a su vez, debiese ser la óptima para los requerimientos que deberá satisfacer el almacén.